Электронный архив - эффективное, выгодное средство для хранения документации
| С бурным развитием информационных технологий громоздкие архивы с книгами, отчётами и журналами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, становятся всё менее востребованными, ведь такой же объём информации можно сохранить в электронном виде на жёстком диске, габариты которого не больше размеров средней книжки. Электронный архив – это преобразование и хранение значительных объёмов печатной информации в электронные формы данных. Внедрение этого варианта хранения данных продиктовано современностью: сегодня каждое предприятие нуждается в систематизации учетов контрактов, кредитно – финансовой деятельности и иных документов. Электронный архив – это более эффективное использование персонала, проводить в архивах не один час, чтобы предоставить клиенту необходимый договор или чертёж, отныне не обязательно. Электронный архив – это экономия денег, ведь он обходится намного дешевле, чем аренда помещений под хранение печатной документации. Электронный архив – это постоянство и надёжность, конфиденциальность и безопасность: вы будете уверены в сохранности вашей документации, а также можно не беспокоиться про несанкционированный доступ к информации. Документы из бумажного вида записываются в электронный посредством программы сканирования документов. Самому сканированию документов предшествует их систематизация, снятие сортировка по мере целостности документов, скрепок и скоб для безпроблемного осуществления процесса, оцифровка рукописной или печатной документации. Далее начинается сам процесс сканирования с подборкой нужных настроек для каждого варианта материала, благо программы сканирования создавались профи, они учли все возможные трудности проведения этого процесса. Сохранение отсканированных документов в необходимом формате - последний этап. Самые распространенные форматы - это JPEG и PDF. Система электронного документооборота, пришедшая на смену привычному деловодству, также важна. Как и электронный архив, система электронного документооборота обеспечивает эффективность работы работников с помощью автоматизации деловодства (предоставление нужной документации, согласование заказов и контрактов и др. Источник: http://www.parameter.ru/ | |
|
| |
| Просмотров: 1003 | |
| Всего комментариев: 0 | |